意外と知られていないビジネスマナーで、
且つ20代後半～30代になると、
質問するのも少し恥ずかしい＆指摘を受けにくいのが、
ビジネスメールにまつわるちょっとしたスキルです。
自分が率いるFC事業部では、
職位や年齢問わず徹底必須にしているビジネスメールルールが10個あり、
それを以下に共有してみますので、
需要があるようでしたら参考にしてみてください。
1,返信は早ければ早いほど優秀
→早くて得することはありますが、
遅くて得することはありません。
経験上、忙しいプロフェッショナルほど返信が早いものです。
なんなら移動中というのも言い訳にならず、
重要なメールなら、電車を降りて、カフェに入ってでも即返信するべきです。
2,宜しくお願い致します/よろしくお願いいたします
→実は「宜しく」を「よろしく」という読み方は常用漢字表には含まれていません。
そのため「宜しく」という使い方は、公用文などにおいては正しいものではなく、
「よろしく」と平仮名がベターです。
次に「致す」については、漢字表記にする際はそれ自身が動詞になる場合。
「至らせる・及ぼす・届ける・引き寄せる・仕向ける。尽くす」という意味で使うときは漢字表記の「致す」を使います。
そのため、「宜しくお願い致します」などの場合は「致します」が補助動詞になるので、平仮名の「いたします」がベターです。
公用文では補助動詞を使う場合は、平仮名で表記することが定められています。
3,●●させて頂き/●●させていただき
→これ結構見ますが「頂く」を漢字使用する時は、
「物をもらう」という意味で用いるときのみです。
4,「時」と「とき」
→「とき」は、ある時点をあらわすときには「時」と漢字で書きますが、
条件を表すときには平仮名で書く必要があります。
例)事故があったときには連絡してください。(条件)
例)事故があった時、私は外出していました。(時点)
5,「等」と「など」
→実は「等」は「など」とは読みませんので、
「など」と読ませたいときには平仮名で書きます。
「等（とう）」と読むときには、
熟語の一部であると考えられているので漢字で書きます。
6,文末の表現かぶり
例)●●の件は△△ですが、
本件における～～は、ときに■■で◎◎ですが、
このように無意識かつ衝動的に文章を作ってみると、
「ですが」「ですが」が続いてしまうことありますよね。
この際は
●●の件は△△ですが、
本件における～～はときに■■で、
◎◎においては、
など、違う表現を持ってくるように心がけましょう。
7,フォントや大きさを統一
→一つのメール内において、
無秩序にフォントや大きさがバラバラなのはNGです。
美しくなく、どうしても仕事が出来る人には見えにくくなってしまいます。
8,「御社」と「貴社」
→どちらも相手の会社を敬う丁寧な言葉ですが、
話し言葉の場合は「御社」、
書き言葉の場合は「貴社」を使います。
9,「拝見させていただきました」
→一見、丁寧な敬語に感じますが、
「拝見する」は「見る」の謙譲語、
「いただく」という言葉も謙譲語なので「二重敬語」となります。
「拝見しました」を使うようにしましょう。
10,件名は見ただけで内容がわかるように工夫
→避けたい件名例を以下に挙げます。
例1）先日のお礼
※いつの何の件か不明
例2）打ち合わせの件
※いつのどの打ち合わせの件か不明
例3）議事録を送ります
※どの会議のことを指しているのか不明
具体的に書き直すとそれぞれ次のようになります。
分かりやすい件名例
例1）●日開催プレゼン大会 御参加のお礼
例2）企画書作成打ち合わせの件
例3）販促会議（10月8日実施分）の議事録を送ります
以上です。
メールは電話と違い、痕跡が残ってしまうので、
特に社外とのメールのやり取りの際には、
上記などを気を付けていくと何かとメリットが大きかったりします。
メールの本質は伝えることです。
極端な話、意図が伝わればこれらを意識しなくても良いのですが、
受け取り手の理解力に依存するのはプロとは言えません。
その為、意図が伝わる可能性を最大限まで高める文面づくり、
これを求める必要があり、
その為に今回のような内容をスキルとして持っておくと良いと思います。
少なくとも自分は新たな取引先を開拓する際に、
これらの要素も信頼に値するかの判断材料に含みますので、
メールスキルで社外からの印象を獲得できるかもしれません。
需要がありましたら参考にどうぞ～
