文章の構造として「起承転結」がポピュラーだと思います。
ですが、ビジネスメールにおいては、
起承転結をそのまま適用しない方がよいです。
報告を受けて判断しなければならない立場からすると、「起承転結」は否定はしませんが、肯定もできません。
ビジネスシーン、主にメールでの報告や相談ではPREP法を強く推奨します。
PREP法とは以下のフォーマットを指します。
P＝Point（結論）
R＝Reason（理由）
E＝Example（事例、具体例）
P＝Point（結論を繰り返す）
以前に推奨した書籍「コンサル一年目が学ぶこと」にも記されています。
ビジネスパーソンとして現状より1ランク2ランクステップアップしたい方への推奨書籍 - フランチャイズオーガナイザーのブログ
例えばSVからの報告を例題として挙げると以下のとおりです。
P「本メールは●●店の施策として、●●市役所内でのCM放映許可について検討いただきたいという趣旨です。」
R「●●店はベーシックな集客方法は一通り実施していた中で、
昨年最高売上を誇った▲月に、更なる来店数の上積みを狙いたいと考え、
何か新たな取り組みが出来ないかと店長との議論の末、上記提案に至りました。」
E「市役所へのCM放映が実施できると、直接的な集客もさることながら、イメージ戦略やブランディングとしても効果が見込めます。」
P「以上の背景から、●●店の施策として、市役所へのCM放映許可について検討をお願いいたします。」
悪い例としては、
「先日、●●店の店長と話す機会がありました。
そこでこれまでの推移やら今後の展望について話し合いました。
これまでの推移については、
昨年最高売上を誇った▲月にフォーカスを当て、
なぜそれの月に最高売上を叩き出したのかを分析しました・・・」
というように、
序盤を読んだだけでは結論がキャッチアップできない報告です。
報告を受ける立場からすると、
常に膨大に案件を判断する必要がある中で、
報告や相談を見て「結論に対してアンサーすること」へ集中しているので、
序盤で結論が理解できない報告では、
こちらのジャッジ速度も遅くなってしまうんですよね。
なのでPREP法を推奨します。
PREP法で報告しようと思うと、結論は何か？具体例は何か？
と報告する側も目の前の案件が整理できるメリットもありますので、推奨します。
PREP法を初めて知った！という方は、
本日からこのPREP法を全ての報告の骨子として駆使してみてください。
間違いなく周囲を巻き込んで仕事を段取りしていく力が増します。
※あくまでこれはメールでの報告時や相談時での推奨で、
交渉ごとの場面や、それこそこうしたブログなどでは駆使しない方がよいので御注意を！
ではまた。
