これを執筆している直近で、社内メンバーの仕事ぶりを見ていて、
「それは優先順位変えた方がいいね。こっちのメールを先に返信した方がいいでしょ」
などの指摘をするケースが重なったので、
今回は改めて優先順位について書きます。
「改めて」というのは昨年11月にも同様の内容を書いているからです。
インバスケットスキル
インバスケットスキル - フランチャイズオーガナイザーのブログ
インバスケットスキル②
インバスケットスキル② - フランチャイズオーガナイザーのブログ
インバスケットスキルという切り口で2記事、執筆してます。
やはり優先順位の判断が的確な人って本当の本当に一握りです。
理解しているつもり、出来ている風、の人はたくさんいますが、
冒頭のエピソードのように、
いざそういう局面になった際には、
慌ててしまい優先順位を間違えてしまうビジネスパーソンは非常に多いですね。
これまで何度か記していますが、
当ブログをお読みいただいている方のみスキルアップして稼いでもらえれば良いと思ってますので、笑
今回は優先順位の判断精度を向上させる方法について触れていきます。
この優先順位の判断精度を向上させるには以下5つが必要です。
1,月1回インバスケットのトレーニングをする
2,読解力を磨く
3,優先順位の軸を決める
4,インバスケットスキルに長けた人に都度聞く
5,1分でも仕事を早く終わらせるという意識を強める
1,2週間に1回インバスケットのトレーニングをする
「インバスケット 書籍」と検索すると、
色々な書籍が出てきます。
結構これは個人の感覚で相性が出そうなので、
あえて推奨書籍としてのピックアップは割愛します。
いずれにせよ、フィットしそうな書籍を購入し、
2週間に1回ほど書籍内の問題を解いていきましょう。
ちなみにインバスケット研究所という商標を持たれている研究所もあったりします。
インバスケット教材開発・研修・セミナーの 株式会社インバスケット研究所
諸々の参考にどうぞ。
2,読解力を磨く
前記の「インバスケットスキル②」の記事で、
以下のように書いています。
読解力が不足している状態ですと、案件を制限時間内で読み終えても、
主訴や本質を掴み損ね、
当然ながら優先順位がチグハグになります。
読解力の向上のためには、
まず日々活字を読みまくることです。
本でもブログでも意図的に活字に触れる機会を増やしましょう。
くわえて、そもそも自身の語彙力を増やす努力をしましょう。
自身の語彙力がないと、読解力なんて向上しようがないためです。
語彙力向上の書籍は以下を推奨します。
3,優先順位の軸を決める
タテ軸とヨコ軸に「重要度」と「緊急度」を置き、
A・重要度が高く、緊急度も高いタスク
B・重要度が高いが、緊急度が低いタスク
C・緊急度が高いが、重要度が低いタスク
D・重要度も緊急度も低いタスク
このように整理された図です。この手のビジネス解説ではよく見る図ですね。
当然Aが優先という話なのですが、
そもそも何がAで何がBなのかの分類の判断でつまづく方が多いのではないか？と仮説を立てます。
推奨するのは優先順位の軸を定めることです。
例として自分の優先順位の軸を紹介します。
①リミット
②生産性
③トラブル（トラブルの場合→巻き込まれる人数と性質）
重要度が高く、緊急度も高い案件が一気に重なった際は、
この3つの性質でプライオリティを判断します。
まずはリミット順に整理します。
次に生産性順で揃えます。
生産性は「生産」と「損失」に仕分けが必要ですが、
いずれにせよ、金額のインパクト順で整理します。
次にトラブルです。
生産性よりトラブルが先では？という方もいるでしょう。
ですが、自分はまず会社を勝たせることを考えます。
その視点ではまず生産性が高い案件です。トラブルは事実確認に時間を要するケースが多々ありますからね。とはいえ放置ではなく、必ずファーストリアクションだけは実施しておくのもポイントです。
そしてトラブルが重なった際は、
そのトラブルに巻き込まれる人数と性質で優先順位を判断します。
この性質が仮に全て社内の人間である場合は優先順位を低くします。
社外が巻き込まれているほうが優先です。
このように日頃から優先順位の軸を定めておくと、
いざという時にスムーズなので推奨します。
4,インバスケットスキルに長けた人に都度聞く
1～3を取り組んでもなかなか最初のうちは思うように優先順位が判断できないという場合は、
最初のうちは周囲のインバスケットスキルに長けた人に都度聞いてしまうのがベストです。
「いまこれらの案件を抱えているのですが、どれから先に着手した方がいいですか？」と。
3が整理されている方に聞けば、即答で回答がもらえます。
これを繰り返していくと、
自然とその優先順位のコツが身に付いていくでしょう。
5,1分でも仕事を早く終わらせるという意識を強める
残業が苦でない、マイペースでゆっくり・・みたいな方は、
そもそもインバスケットスキルを向上させようとか、そういう発想になりにくいです。
もし該当の方がいらっしゃるようでしたら、
「1分でも仕事を早く終わらせるという意識を強める」ことから始めましょう。時間は有限です。
以上です。
ライトに書き始めたつもりでしたが、気付けば結構長くなってしまいました。
「優先順位を制するものは仕事を制す」ため、
働き盛りのビジネスパーソンの皆様は、ぜひ今回の内容を取り組んでみてください。
また、そもそもの部分でさほど仕事量がないという方は、仕事を大量に振られる、仕事を大量に抱える努力をしていきましょう。
そのうえでの今回の内容ですね。
ではまた。
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